Abbandonare il formalismo e concentrarsi sulle misure attuative

Dall’attuazione delle Otto Regole Centrali sul miglioramento della condotta lavorativa, molte regioni hanno introdotto misure per controllare rigorosamente il numero e la durata delle riunioni, consentendo ai funzionari di dedicare più tempo ed energie al lavoro pratico. Come si svolgono ora le riunioni? Diamo uno sguardo più da vicino a come questo nuovo approccio abbia portato a risultati tangibili.

Meno riunioni, più lavoro sul campo

Alle 10 di martedì, Huang Xin, direttore dell’Ufficio per l’Edilizia Urbana della città di Xikou, contea di Longyou, città di Quzhou, provincia di Zhejiang, ha preso il suo taccuino ed è uscito in fretta dall’ufficio, dirigendosi direttamente verso il villaggio di Bianshi. Negli ultimi anni, i martedì – designati come “giorni senza riunioni” – sono diventati il momento fisso di Huang per le ispezioni sul campo.

“Il consumo di elettricità estivo è aumentato e dobbiamo assicurarci che la vita quotidiana dei residenti non venga interrotta. L’ampliamento della capacità richiede attenzione urgente”, ha detto Huang. Dopo aver ricevuto il feedback degli abitanti del villaggio sull’urgente necessità di aggiornare le linee elettriche, non ha perso tempo a visitare il sito.

Accompagnato da Tu Anqing, responsatore della stazione elettrica di Xikou, Huang ha percorso le strade, ispezionando l’area e discutendo i piani di attuazione. “Vecchio Tu, assicuriamoci di riservare spazio sufficiente durante questo aggiornamento”, ha detto Huang, indicando il progetto. “I bed & breakfast si stanno espandendo, le serre agricole hanno bisogno di energia e le stazioni di ricarica devono essere pianificate in anticipo.”

Queste considerazioni derivavano dalle frequenti visite sul campo di Huang durante i giorni senza riunioni. Il suo taccuino era pieno di richieste degli abitanti del villaggio: la zia Zhang voleva aprire un ristorante di campagna e aveva bisogno di un potenziamento dell’energia; lo zio Wang aveva bisogno di una linea dedicata per l’aeratore del suo stagno per pesci; il villaggio prevedeva di aggiornare i lampioni a energia solare. “Prima, le riunioni discutevano solo generalità, ma le visite sul campo rivelano i dettagli”, ha osservato Huang.

Tu Anqing era pienamente d’accordo con l’approccio di Huang: “Risparmiando tempo ed energie dalle riunioni, possiamo concentrarci sulle visite sul campo. Solo essendo sul posto possiamo veramente identificare e risolvere i problemi.”

Huang ha ammesso: “In passato, non era che non volessimo visitare il campo, ma riunioni e compiti banali rendevano difficile dare priorità al lavoro sul posto.” Ora le cose sono cambiate: i funzionari escono dai loro uffici, trasformando i luoghi dei problemi in sale riunioni.

Quzhou ha inaugurato la politica del “Martedì senza riunioni” nel 2018, che in seguito si è diffusa in tutto lo Zhejiang. Oggi, riunioni snelle e visite sul campo sono diventate la norma.

Semplificare le riunioni consente ai funzionari più tempo per impegnarsi con le comunità e risolvere i problemi. A Quzhou, il numero di riunioni è diminuito di quasi il 20%, mentre i funzionari ora trascorrono oltre la metà della loro settimana lavorativa sul campo. “Avvicinare l’ufficio alle persone è il valore centrale di questa iniziativa.”

Riunioni più brevi, discussioni più pratiche

Le riunioni eccessive un tempo prosciugavano le energie delle basi. Recentemente, una riunione concisa a Yangdang Town, città di Zaoyang, provincia di Hubei, ha portato sollievo ai funzionari locali.

Per le 9 del mattino, la sala riunioni era allestita: minimalista ed efficiente. “Ora saltiamo fiori, fondali e altre decorazioni non necessarie. Bastano pochi minuti per prepararsi, risparmiando tempo e denaro”, ha detto Yang Bin, direttore dell’ufficio amministrativo della città.

La riunione è iniziata puntuale. Liao Zhigang, segretario del Partito della città, ha aperto: “Oggi uniamo quattro riunioni in una: sicurezza pubblica, prevenzione degli annegamenti, servizi di salute mentale e reclutamento militare. Originariamente erano previsti interventi di 12 unità, ma ci concentreremo sui punti chiave, limitando ogni oratore a tre minuti.”

Zhao Wei, segretario del Partito della comunità centrale della città, ha parlato per primo. Poi, Zhou Feng dell’ufficio di supervisione del mercato ha rapidamente evidenziato i punti chiave della sua relazione. Mentre il tempo di Zhao stava per scadere, Liao è intervenuto: “Il tempo è scaduto. Consegnate il resto per iscritto.”

“Ci siamo abituati a questo formato”, ha detto Qiu Chaolu, responsabile della propaganda della città. Dall’attuazione delle Otto Regole Centrali, le riunioni sono diventate più efficienti, con un’enfasi condivisa sulla praticità.

Per le 10 del mattino, la riunione si è conclusa – molto più breve di