Die Umstrukturierung von 293 häufig genutzten Verwaltungsverfahren, die jährlich fast 2,4 Millionen Anträge generieren, hat Hanoi geholfen, über 1.650 Milliarden VND an gesellschaftlichen Kosten einzusparen, Millionen Reisestunden zu reduzieren und schrittweise von papierbasierter Aktenführung zu datengestützter Verwaltung, Nachkontrolle und rechtlicher Rechenschaftspflicht überzugehen.
In Umsetzung der Direktiven des Lenkungsausschusses für Wissenschafts-, Technologie-, Innovations- und Digitalentwicklung des Stadtparteikomitees hat das Volkskomitee von Hanoi die Aufgabe der Umstrukturierung von Verwaltungsverfahren entschlossen vorangetrieben. Die Stadt hat das Ziel klar definiert, die Effektivität des Dienstes für Bürger und Unternehmen als zentrales Maß zu nehmen; die Senkung der gesellschaftlichen Kosten und die Verbesserung der praktischen Erfahrung als Bewertungskriterien für die Ergebnisse zu verwenden.
Auf dieser Grundlage hat Hanoi die Entwicklung und Genehmigung von Umstrukturierungsplänen für 293 Verwaltungsverfahren abgeschlossen, um Online-Dienstleistungen und vollständig digitale Abläufe nahtlos, effizient und kostengünstig anzubieten. Dabei handelt es sich um die gängigsten Verfahren mit durchschnittlich etwa 2,39 Millionen Anträgen pro Jahr, die Bereiche betreffen, die das Leben der Menschen sowie Produktions- und Geschäftsaktivitäten direkt beeinflussen.
Den „Engpässen“ bei der Bearbeitung begegnen
Die intensive Fokussierung auf die Umstrukturierung der Verwaltungsverfahren ergibt sich aus der Notwendigkeit, die praktische Umsetzung der Online-Dienstleistungen der letzten Zeit offen zu bewerten. Obwohl 100 % der in die Zuständigkeit der Stadt fallenden Verwaltungsverfahren als Online-Dienstleistungen angeboten werden und die Online-Antragsannahme nahezu 100 % erreicht – was zu einer geschätzten Steigerung der Bearbeitungsproduktivität und einer Reduzierung der Wartezeiten an der „One-Stop-Shop“-Stelle um etwa 40 % beigetragen hat –, liegt die Quote der vollständig online bearbeiteten Anträge erst bei 68,7 %.
Symbolbild
Diese Realität zeigt, dass der von Bürgern und Unternehmen empfundene Komfort noch nicht dem Potenzial und den Erwartungen der digitalen Transformation in der Verfahrensbearbeitung entspricht. Der Hauptgrund ist, dass viele Verfahren nach wie vor stark notarielle Beglaubigungen oder die Vorlage von Originaldokumenten erfordern, auf Vorabkontrollen ausgerichtet sind, die Compliance-Kosten hoch halten und die Menschen zu mehrfachen Behördengängen zwingen.
Darüber hinaus sind zwar interaktive elektronische Formulare eingerichtet, doch viele Informationsfelder konnten aufgrund von Grenzen bei der Interoperabilität und Datenvernetzung nicht automatisch synchronisiert werden. Die Menschen verbringen noch viel Zeit mit der wiederholten Eingabe von Informationen. Einige Online-Dienstleistungen erfüllen noch nicht die ausreichenden rechtlichen und technischen Voraussetzungen für einen vollständigen Online-Prozess, müssen aber dennoch sofort umstrukturiert werden, um den Ablauf zu optimieren und eine Grundlage zu schaffen, um in naher Zukunft 100 % der Verfahren vollständig online abzuwickeln.
Durch eine umfassende Überprüfung, Bewertung und Umstrukturierung des Bearbeitungsprozesses für Verwaltungsverfahren wurden die genannten Mängel schrittweise grundlegend behoben, was klare Ergebnisse bringt.
Erstens sind die Kosten für die Erfüllung von Verwaltungsverfahren stark gesunken, von etwa 2.306 Milliarden VND pro Jahr auf etwa 654 Milliarden VND pro Jahr. Das entspricht einer Einsparung von 1.652 Milliarden VND oder einer Reduzierung um 71,64 %.
Zudem wurden 72 Arten von Antragsbestandteilen gestrichen oder vollständig durch elektronische Daten ersetzt, was den Aufwand für Bürger und Unternehmen bei der Vorbereitung, dem Kopieren, der notariellen Beglaubigung oder der Bescheinigung von Dokumenten minimiert.
Bemerkenswert ist, dass 95 Verwaltungsverfahren von der Anforderung notariell beglaubigter Kopien auf die Anforderung einfacher elektronischer Kopien umgestellt wurden, basierend auf einer Bewertung des geringen rechtlichen Risikos. Dieser Ansatz verringert sowohl den Druck auf Notariatsaktivitäten als auch spart erheblich Zeit und Reisekosten für Bürger und Unternehmen.
Die substanzielle Umstellung auf vollständige Online-Abläufe hat dazu beigetragen, über 15,1 Millionen Reisestunden pro Jahr für Bürger und Unternehmen einzusparen. Bis heute wurden 293 von 293 Verwaltungsverfahren als geeignet bestätigt und werden ab dem 1. Januar 2026 einheitlich gemäß dem Umstrukturierungsplan angewendet.
Diese Ergebnisse zeigen, dass die Umstrukturierung von Verwaltungsverfahren nicht nur eine technische Anpassung des Prozesses ist, sondern eine umfassende Neugestaltung der Interaktionsweise zwischen Staat, Bürgern und Unternehmen auf der digitalen Plattform.
Direkter Nutzen für Bürger und Unternehmen, Stärkung des gesellschaftlichen Vertrauens
Bürger und Unternehmen sind die direkten Nutznießer der praktischen Vorteile aus dem Umstrukturierungsprozess. Gemäß einem Beschluss des Volksrates von Hanoi müssen Bürger und Unternehmen für die Durchführung von Verwaltungsverfahren keine Gebühren oder Entgelte zahlen, mit Ausnahme der gesetzlich vorgeschriebenen Antragsprüfungsgebühren.
Die Stadt übernimmt 100 % der Kosten für die Rückübermittlung der Bearbeitungsergebnisse; 100 % der elektronischen Ergebnisse werden auf die Konten von Personen und Organisationen im Nationalen öffentlichen Dienstleistungsportal und in der iHanoi-App zurückgespielt. Dadurch können die Menschen die Ergebnisse bequem von zu Hause aus abrufen, ohne sich persönlich bei den Behörden einfinden zu müssen.
