Restrukturisasi 293 prosedur administrasi umum, yang menghasilkan hampir 2,4 juta berkas per tahun, telah membantu Hanoi menghemat lebih dari Rp 1.650 miliar biaya sosial, memangkas jutaan jam perjalanan, dan secara bertahap beralih dari pengelolaan berkas berbasis kertas ke manajemen berbasis data, pasca-pengawasan, dan akuntabilitas hukum.

Melaksanakan arahan Komite Pengarah Pengembangan Sains, Teknologi, Inovasi, dan Transformasi Digital Komite Partai Kota, Komite Rakyat Hanoi telah gencar melaksanakan tugas restrukturisasi prosedur administrasi (AP) menuju reformasi substansial. Kota ini dengan jelas menetapkan tujuan untuk menjadikan efektivitas pelayanan kepada warga dan bisnis sebagai ukuran utama; serta menjadikan pengurangan biaya sosial dan peningkatan pengalaman praktis sebagai kriteria penilaian hasil.

Atas dasar itu, Hanoi telah menyelesaikan pengembangan dan persetujuan rencana restrukturisasi untuk 293 AP guna menyediakan layanan publik daring dan layanan publik daring penuh proses secara lancar, efisien, dan optimal biaya. Ini adalah prosedur yang paling umum, menghasilkan rata-rata sekitar 2,39 juta berkas per tahun, berfokus pada area yang berdampak langsung pada kehidupan masyarakat serta aktivitas produksi dan bisnis.

Menghadapi “Kemacetan” dalam Penyelesaian AP

Fokus intensif sumber daya pada restrukturisasi AP berangkat dari kebutuhan untuk menilai secara jujur implementasi praktis layanan publik daring belakangan ini. Meskipun 100% prosedur administrasi di bawah kewenangan Kota telah disediakan dalam bentuk layanan publik daring; tingkat penerimaan berkas daring saat ini mencapai hampir 100%, berkontribusi pada perkiraan peningkatan produktivitas penerimaan dan pengurangan sekitar 40% waktu tunggu di loket satu atap, tingkat berkas yang diproses sepenuhnya daring baru mencapai 68,7%.

Gambar ilustrasi

Realitas ini menunjukkan bahwa tingkat kenyamanan yang dirasakan warga dan pelaku bisnis belum sebanding dengan potensi dan harapan transformasi digital dalam penyelesaian AP. Penyebab utamanya adalah banyak prosedur masih sangat membutuhkan notarisasi atau penyerahan salinan fisik, condong ke pra-pengawasan, mempertahankan biaya kepatuhan yang tinggi, dan memaksa masyarakat melakukan perjalanan berulang kali.

Selain itu, meskipun formulir elektronik interaktif telah dikonfigurasi, banyak kolom informasi belum tersinkronisasi otomatis dengan data karena keterbatasan interoperabilitas dan konektivitas. Masyarakat masih menghabiskan banyak waktu mengisi informasi yang sama berulang kali. Beberapa layanan publik daring belum memiliki kondisi hukum dan teknis yang memadai untuk implementasi penuh proses, tetapi tetap perlu restrukturisasi segera untuk mengoptimalkan proses dan menciptakan landasan guna membawa 100% prosedur sepenuhnya daring dalam waktu dekat.

Melalui tinjauan, penilaian, dan restrukturisasi komprehensif terhadap proses penyelesaian AP, kekurangan tersebut telah diselesaikan secara fundamental langkah demi langkah, membuahkan hasil yang jelas.

Pertama, biaya kepatuhan prosedur administrasi telah menurun drastis, dari sekitar Rp 2.306 miliar per tahun menjadi sekitar Rp 654 miliar per tahun, setara dengan penghematan Rp 1.652 miliar, mencapai penurunan 71,64%.

Seiring dengan itu, 72 jenis komponen berkas telah dihapus atau sepenuhnya digantikan oleh data elektronik, meminimalkan kebutuhan warga dan pelaku bisnis untuk menyiapkan, memfotokopi, menotarisasi, atau mengesahkan dokumen.

Patut dicatat, 95 prosedur administrasi telah diubah dari membutuhkan salinan notaris menjadi hanya membutuhkan salinan elektronik biasa, berdasarkan penilaian risiko hukum yang rendah. Pendekatan ini sekaligus mengurangi tekanan pada aktivitas notaris dan menghemat waktu serta biaya perjalanan bagi warga dan pelaku bisnis secara signifikan.

Pergeseran substansial ke layanan daring penuh proses telah membantu memangkas lebih dari 15,1 juta jam perjalanan per tahun bagi warga dan pelaku bisnis. Hingga kini, 293/293 AP telah dikonfirmasi memenuhi syarat dan akan diterapkan secara seragam sesuai rencana restrukturisasi mulai 1 Januari 2026.

Hasil ini menunjukkan bahwa restrukturisasi AP bukan sekadar penyesuaian teknis proses, tetapi rekonstruksi komprehensif metode interaksi antara Negara dengan warga dan pelaku bisnis di platform digital.

Manfaat Langsung bagi Warga dan Bisnis, Memperkuat Kepercayaan Sosial

Warga dan pelaku bisnis adalah penerima manfaat langsung dari keuntungan praktis proses restrukturisasi AP. Sesuai keputusan Dewan Rakyat Hanoi, warga dan pelaku bisnis tidak perlu membayar biaya atau pungutan saat mengurus prosedur administrasi, kecuali biaya penilaian berkas sebagaimana diatur.

Kota ini menanggung 100% biaya pengembalian hasil penyelesaian AP; 100% hasil elektronik dikembalikan ke akun individu dan organisasi di Portal Layanan Publik Nasional dan aplikasi iHanoi. Berkat ini, masyarakat dapat